Lectura: 3 min.
La idea de fondo es sencilla, la ley no exige un “tipo de factura” nuevo, sino que impone que los sistemas informáticos de facturación (SIF) dejen un rastro fiable e íntegro, se conserve, sea accesible, legible, trazable e inalterable, así lo establece la Ley General Tributaria en su artículo 29.2.j. El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RSIF), desarrolla ese mandato cuando el sistema informático soporta la facturación. Exige que cada factura genere un registro de facturación encadenado con el anterior mediante huellas, con un diario de eventos y controles que impidan borrar o modificar sin dejar rastro digital.
Las modificaciones no son de la factura en sí, sino del rastro que la acompaña. De hecho, los cambios que finalmente se observa en las facturas, si aplica en el caso particular, será la incorporación de un código QR. Es decir, el sistema informático empleado debe generar el registro de cada factura con su huella encadenada, anotar los eventos, impedir cambios sin rastro y mostrar el QR en la factura.
Por sistema informático de facturación se entiende cualquier software empleado para expedir facturas, propio o de terceros. Todos ellos deben ser capaces de generar el registro estandarizado, custodiarlo y recuperarlo durante el plazo de prescripción y, además, estar preparados para remitir esos registros cuando la Administración lo requiera, aunque en el día a día no se remitan.
La modalidad VERI*FACTU es opcional. Si se opta por remitir todos los registros en tiempo real a la AEAT, es decir VERI*FACTU, el sistema pasa a considerarse de emisión de facturas verificables, con ello se obtiene la presunción de cumplimiento por diseño, recogido en el artículo 16.2 del RSIF. Además, no se requiere la firma electrónica de cada registro, siendo suficiente la huella, artículo 16.3 del mismo texto.
Como consecuencia visible en la factura, conforme al artículo 6.5 del Real Decreto 1619/2012, cuando la expedición se realiza con un sistema informático de facturación, el documento debe incorporar un código QR. Otro cambio significativo será la mención de la “Factura verificada en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU” ahora bien, solo procederá cuando efectivamente se estén remitiendo todos los registros en tiempo real a través del VERI*FACTU
Ahora es el momento de adaptar el software y el modo de trabajar, pues en la práctica, conviene solicitar al fabricante la declaración responsable y la ficha técnica del sistema, la actualización de plantillas para incluir el QR, y decidir si se opta por utilizar VERI*FACTU o bien se escoge generar y custodiar sin remitir, los registros y garantizar copias, accesibilidad y trazabilidad.
El Reglamento no distingue por tamaño, sector o si las ventas son a empresas o a particulares. Lo relevante es el uso de programa de facturación.
Tal y como se define en el artículo 3 del RSIF, siempre que se utilice un sistema informático para expedir facturas, se aplican las exigencias sobre generación, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, así como la capacidad de remitirlos de forma inmediata cuando sean requeridos.
El mismo artículo recoge los sujetos obligados, quedando comprendidos los contribuyentes del IS, los contribuyentes del IRPF que desarrollan actividades económicas, los contribuyentes del IRNR con establecimiento permanente y las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.
El calendario es escalonado en función del tipo de contribuyent, para los contribuyentes del IS, la obligación es exigible desde el 1 de enero de 2026. Para el resto la exigencia comienza el 1 de julio de 2026.
Quienes llevan los libros registro a través del SII quedan excluidos del RSIF respecto de esas facturas. Asimismo, quien no utiliza ningún sistema informático para expedirlas no queda sujeto.
En conclusión, la obligación nace cuando se utilice un sistema informático para expedir facturas, debiendo cumplir con la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación que exige el RSIF.
No hay que confundir esta obligación con la de emitir factura electrónica propiamente dicha. La factura en formato electrónico dispone de garantías de autenticidad, integridad y legibilidad y un canal interoperable para enviarla y recibirla entre empresas. Actualmente es obligatoria al facturar a la Administración, pero no entre entidades privadas, derivado del artículo 4 de la Ley 25/2013. En el ámbito privado, la obligación general prevista en el artículo 12 de la Ley 18/2022 quedará vigente cuando se apruebe su reglamento, desde ese momento correrán los plazos de 12 meses, o bien 24 meses para el caso de facturar menos de 8 millones de euros.
